東京冷機工業株式会社 様 「こんなことを学びたい」が自然と湧き上がる、交流の場としての複合施設 ――「TO-REI成長支援センター」の省人化にみる施設管理のDX

この施設は単なる研修施設ではなくて、施設名にもある通り「成長支援」というキーワードを強く謳っています。当社の事業の中心はサービスメンテナンスになりますので、この施設でもサービスエンジニアを対象にした研修を多く行っています。しかし、サービスエンジニアといっても当社の場合は、単純に機器のメンテナンスや修理ができればよいというわけではありません。お客様のお悩み事を聞くことから、具体的なサービスの提案や説明、見積を出すところまで、すべてサービスエンジニアが対応するんです。そのためには当然テクニカルな研修だけでなく、コミュニケーションや法律の知識などの研修も必要になってくる。さらには社員から自律的に上がってくる「こんなことを学びたい」などの意見も取り入れて、一方的に教え込むのではなく「学びの場」を用意して、成長支援することを最大の目的としています。座学研修だけでなく、ショールーム機能や実機体験も可能な施設は業界でも類を見ないですし、屋上の憩いスペースでは近隣の花火大会を鑑賞することもできるので、今後は多くのイベントを開催してたくさんの方に活用いただきたいと思っています。

以前は埼玉県川口市の研修センターで研修を行っていたのですが、当時はあまり規模が大きくなかったこともあって、アナログで来館者管理を行っていました。有人受付を設けて、研修の参加者にも紙で出席票を提出してもらうというもので…。しかしGSセンターの新築を計画するにあたって、せっかく「交流の場」として多くの人に活用してもらいたいと思っているのに、アナログなオペレーションでは対応が追い付かないだろうと感じていたんです。ちょうどコロナ禍になって感染症対策や来館者情報の履歴管理も必要になったことで、これらを同時に行えるシステムの導入を検討していました。

当初は、ビルのセキュリティとも連動する大掛かりなシステムも検討していました。最新のビルにあるようなフラッパーゲートをつけるとか。ただ、いざコストを算出してみると導入費だけで数千万円、その後のランニングコストも結構かかってくる…。「果たしてここまでの機能が必要なのだろうか」と思い直し、改めて実現したい内容を整理して、 それに合ったサービスを探してみることにしたんです。そこでインターネットで情報収集しているうちにたどり着いたのが、「Work x D」というシステムでした。オカムラさんは歴史ある企業ですし、館内の一部什器の導入もお手伝いいただいていたので、安心してお話を伺うことができました。

来館者の方には、事前に「Work x D」からQRコードを発行するシステムを使っています。QRコードがメールで送信されるので、当日その画面を1階の受付タブレットにかざせば、入館と履歴管理が行えるというものです。社員は予め社員証情報を登録してあるので、その隣のカードリーダーに社員証をかざせばいつでも入館できます。研修がある際は、その来館者データと研修参加者名簿を照らし合わせて出欠管理も行っています。

まず、カスタマイズ性ですね。ちょっとした設定変更でもいちいちシステムエンジニアさんに依頼しないといけないとなると正直手間なので、我々エンドユーザー側である程度自由に画面や設定が変更できるシステムが良いなと思っていたんです。「Work x D」はそのカスタマイズ範囲が広いなと感じていました。実際、現在の受付タブレットの画面は私が自分で設定したのですが、かなり直感的に操作ができましたね。特に取り扱い説明書などを見る必要もありませんでした。欲を言えば、プレビュー機能があって改行位置なども細かく確認できれば、なお良しでしたが（笑）。それから導入コストが想定範囲に見合っていたこと、そしてホテリングなどのシステム拡張が可能ということも、導入の後押しとなりましたね。　

最初のうちはやはり初めて扱うものなので、現場のスタッフは困惑したところもあったようです。しかし、テスト運行から導入後のフォローまでかなり丁寧に対応いただけて、正直感心しましたね。こちらがどのように質問して良いかわからないような専門的なことも、なんとなく意図を汲み取って対応いただけたのでありがたかったですし、そのおかげで特にトラブルもなく現在まで利用させてもらっています。　

当社は現在570名程度の会社ですが、これから1,000名規模の会社に成長させていきたいという想いもありますし、そうなるともっとこのGSセンターも活気づいてくると思います。今はシステムも来館者管理のみですが、将来的にはこのGSセンターの研修室や会議室を外部から予約できるようにしたり、座席を予約して利用するホテリングのシステムを導入したり、拡張の可能性は大いにあると思います。まだちょっと先の話にはなると思いますが、GSセンターだけでなく本社や他の拠点もシステムで連携させるなど、この拠点をきっかけに全社的にもDXの取り組みを波及させられたらいいですね。