明治電機工業株式会社 様 皆が「自分ごと」として改善し、進化を続ける持続発展型オフィス ――明治電機工業の新オフィス誕生とフリーアドレス導入への道のり

当社のスローガンに“Mission for Smile”というものがあるのですが、新しいオフィスをつくるにあたって、まずは働く従業員を我々が笑顔にしないとな、と。そのためには何が必要だろうかと考え抜いた末にたどり着いたのが”交流“というテーマでした。以前のオフィスでは、各フロアにセキュリティ扉があってフロアの行き来が物理的にも心理的にも大きなハードルになっていたんです。まずはそれを少しでも払拭したいなと思って、2フロアを自由に行き来できる中央の大階段をつくることにしました。

はい。実はプロジェクト始動時はまだコロナ禍前だったこともあって、固定席の運用を継続するつもりでした。でもコロナ禍に突入したことによって、座席がぎゅうぎゅう詰めはまずいぞ、となり…。そんなときにちょうどオカムラのデザイナーさんが、”交流“の仕組みとしてフリーアドレスを提案してくれたのも大きかった。「建物の構造と”交流“というコンセプトには絶対フリーアドレスが合いますよ」と後押ししてくれて、私自身も会社に提案してみる勇気が湧きました。

もちろんありました（笑）。でも我々も、従業員が具体的にどんなことを不安に感じているのかを知りたかったので、社内アンケートを取ってとにかく従業員の声を聞くように心がけました。フリーアドレス自体は新しい考え方ではないので、私自身もインターネットで失敗例や対策を可能な限り拾ってきて、「こうすれば大丈夫だよね？」と提示してみたりして。固定電話がなくなるなら新しいシステムを導入して解決しようとか、具体的な対策を示してあげるとみんな安心してくれたようでした。

プロジェクトの明確な役割分担ができたことで、解決策が曖昧な課題にも具体的な対策案が組まれるようになりました。佐合と私は以前日経ニューオフィス賞も受賞している研究施設の見学に行かせてもらったことがあるんですが、そこの担当者さんが「ほかの人たちを共犯者にするんだ」とおっしゃっていて。言葉はあまりよくないですけど、まさにこれだなと思いました（笑）。自分も当事者だっていう意識が芽生えると、自然と「やらなきゃな」という責任がうまれるし、そうやって取り組んでいるうちに本人たちもだんだん楽しくなってきて積極的になってくれるんですよね。なので、稼働後半年を経過した現在もタスクチームは継続していて、定期的にミーティングが行われています。

会話は増えたように感じますね。オフィスの中を歩き回る途中で色んな人と話すことが増えました。たぶんみなさん平均歩数も上がっているんじゃないでしょうか。通勤時間も含まれていますけど、私は毎日一万歩以上歩いていて（笑）。恐らく建物の中を結構歩き回っているからというのが大きいのかなと思います。

私は逆に、「これは成功だ」と思いましたね。フリーアドレス導入前はあれだけ不安がっていた従業員がいたのに、「やらない方が良かった」と答えた人が回答者全体の僅か５%弱しかいなかったんです。もちろんこれで完成ではないので、年初に取ったアンケートの結果を受けて、3月末にはおおむねの対策を打ち終えました。ひとつひとつの意見に対してできることからやっていくというのが大事かなと。今回アンケートをやってみて、逆に固定席の人たちはどう感じているんだろうという疑問も湧いてきましたし、今度はその人たち向けにアンケートを取ってみてもいいかな、と思っています。

ツールはWEBアンケートツールを利用したんですが、完全に匿名にしました。結構辛口な意見も出てきますが、そのおかげでみなさん生の意見を出しやすいと思うので。あとは、「すごく良い・良い・ちょっと悪い・とても悪い」のうち、「とても悪い」のを選択したときだけ、どうすれば良いですかという自由回答欄が出てくるようにしています。良い意見も気になりますが、うまくいっているというアピールのためのアンケートではないので、どうしたら良くなると思うかの方が重要だなと思っています。個人的にはできることは全部やるので「これからもどんどん意見してほしい」という気持ちです（笑）。

今が良くても、半年後、1年後も常に最高の状態かと言われるとおそらくノーだと思います。当初フリーアドレス反対派が多くても今はしっくりきているというように、人の考え方は変わりますから。その都度気持ちを確認して、運用とミスマッチがあるのであれば、方法を検討していくことはずっとやっていかなければならないと思っています。あとは、現在は固定席とフリーアドレスを併用していますが、個人的にはゆくゆくは完全フリーアドレスにも挑戦したいと思っています。紙も可能な限り減らして、収納も減らして、本当の意味でどこでも仕事ができるという環境が構築できるといいですね。