業務のデジタル化やペーパーレス化を推進し、多機能ユニファイド・コミュニケーションシステムを導入するなど、新しい働き方への変革を牽引した総務部 DX推進室。その取組やプロセスについて、室長の滝瀬裕之氏にお話を伺いました。
DX推進室のタスクとしてはデジタル化にも力を入れながら全体的な執務環境の改善に努めました。ペーパーレスについては、組織文書は60％の削減、個人文書はボックスファイル2個分までという基準を決めて、3年ほどかけて段階的に文書量を削減して目標を達成しました。また、今までは電話、メール、チャットと独立して存在していたものを統合した多機能ユニファイド・コミュニケーションシステムを導入し、効率的なコミュニケーションを図れるようにしました。場所を選ばない働き方としては、テレワークも推進。これまで一日単位だったものを時間単位の運用に変え、さらに柔軟な仕組みにしました。また、新庁舎では区民用のフリーWi-Fiも整備していますから、会議に参加される方にペーパーレス用の端末を貸し出し、印刷物をお配りしなくてもいい環境になっています。
旧庁舎内にモデルオフィスを創り、見学会を行いました。延べ250人ほどの職員が参加し体感することで、新しい働き方のイメージづくりができたと思います。また、時々に区長からトップメッセージを発信したことも気運の醸成につながったと思います。オカムラさんをはじめ、民間企業のオフィス視察による意識改革も行いました。
中野区では、少子高齢化やまちづくり、地域包括ケアなど、一つの部だけでは解決が困難な課題を多く抱えています。そこで、各部が組織横断的に連携・協力してそうした課題に取り組むことが非常に大事です。そのためには部長同士がもっとコミュニケーションを活性化して連携を緊密に強化していくことが大切です。こうした考えのもと、これまでの個室の部長室を廃止し、政策協議ベース「N-BASE」を設置しました。他の部長と情報交換できるのはもちろん、気軽に相談もできます。これにより、区政全体の議会や予算など、重要政策に関わる動きなどが速やかに情報共有されるようになりました。また、政策決定の過程において、庁議や政策調整会議など決定の場に出す前に、部長同士で十分に問題点や課題を協議して連携・協力の道筋を立てておくなど、仕事の進め方の手際や効率性が飛躍的に良くなりました。N-BASEは、区の政策の形成や発信の拠点・基地としての意味を込めて名づけられましたが、現在、こうした機能は十分に発揮できていると考えています。また、部長向け働き方改革や生成AIのセミナーをここで開催するなど、より拠点・基地としての機能拡充に取り組んでいますが、今後ますます強化していこうと考えています。
新庁舎では各階にあるワークラウンジなどに各自がノートパソコンを持って集合し、モニターに資料を映しながらペーパーレスで会議を行っています。紙も文房具も使わなくなり、購入も大幅に減っています。また、その場にいなくてもWeb会議という形でも参加できるなど、スマートワークが実現できるようになり、テレワーク率も高まりました。Web会議の良い点は、会話から生成AIで文字起こしされたものをチェックするだけで議事録が簡単にできるようになったことです。こうしたことでも業務効率が格段に高まっていると感じます。私自身も連絡調整にはチャットを活用し、会議もWeb会議への移行を進めて効率化を図っています。電話をかけることもかかってくることも圧倒的に減りました。一方で、事業についてのアイデア出しや他部門との調整などは対面で話し、十分に議論を重ねることが重要と考えており、機微やメリハリ、効率性などを意識した柔軟な働き方に取り組んでいます。
10年以上にもわたるプロジェクトでしたが、従来の業務をすべて見直すことから始めました。それぞれの職場に当事者意識を持ってもらうには、トップダウンに加えてボトムアップとの両立が重要ですし、前例踏襲ではなく変化を恐れない意識を職員に持ってもらうため、DX推進室一丸となり、いろいろな場面で発信をしていきました。最後になりますが、新庁舎の整備においては多くの自治体庁舎を見学させていただき参考にしましたから、私たちがここで培った知見もぜひ、他の自治体と共有させていただきたいと思います。
