中野区新庁舎様インタビュー01

コミュニケーションの自由度が
格段に上がっている

新庁舎では区民サービス向上のために、職員の生産性を高める執務環境にすることがメインテーマでした。特に旧庁舎では、コミュニケーションの取りにくさが課題となっていましたね。

各課の代表者で構成されるプロジェクトチームを編成し、新しい環境や働き方について検討を進めました。集中できるブースがほしいとか、机を動かせるようにキャスター付きにしてほしいとか、そうした職員の声をできるだけ反映させようと意識しました。
また、移転前には職員アンケートを取り、その結果を元に働き方のルールを変えた部分もあります。

そうした検討の積み重ねによって、働き方が一変しましたね。私の課では、以前は必ず紙の図面を広げていました。今はすぐ近くにある打ち合わせコーナーで、図面をモニターに映しています。自由に拡大できて注目すべきポイントもすぐに共有できますし、14万枚ほどあった紙の図面はほとんどなくなりましたね。タブレット端末を現場に持って行くなど上手くツールを使っていますし、新しい働き方に自分自身も適応できていると感じています。

当初は図面を広げるために大きなテーブルがほしいと言っていましたよね（笑）

働き方の変化に対しては若手職員の順応性が早く、ベテランの職員が若手から教えてもらうこともあります。コミュニケーションが課題だという話が最初にありましたが、チャットを利用し、個人、グループ、他部門と必要に応じてすぐにやり取りできますから、格段にコミュニケーションの自由度が上がっていると感じます。

情報を共有できることで
新たな気づきが生まれる

以前の環境では管理職と若手職員との席が離れていたので、「ちょっといい？」と話しかけると職員が緊張する感じがありました。今はフラットなフリーアドレスにしていますからお互いに話しかけやすく、人間関係も含めて今までより意思疎通ができていると感じます。今の時代は、情報が流れてくるのを待っているスピード感では追いつかないところもありますし、活発な情報交換ができるようになった意味合いは大きいです。また、一つのモニター画面を見ながら意見を言い合うことで新たな気づきもありますし、新しいアイデアにつながるという仕事のスタイルもできていると感じます。

情報交換という面では、ワークラウンジは打ち合わせに最適で、私のお気に入りですね。それにいろんなタイプのブースもあるので、どんな仕事にも対応できます。

旧庁舎では打ち合わせのスペースがあまりなく、予約で埋まっていることも多く、臨機応変に打ち合わせができませんでした。今は空いているスペースでいつでもすぐにコミュニケーションが取れますし、スペースの使い分けもできます。面談などは防音ブース、チーム内で留めておきたい内容などは仕切りのあるブース、スケジュール確認程度であればオープンな場所といったように、情報の機密性により場所を選んでいます。

防音ブースは対面するタイプよりも、横並びの方が構えずに話しやすいですね。

ファミレスタイプの席は、相談ごとなどにもすごく便利ですよ。

職員用の椅子がとても良いと思っているのですが、理学療法士でもある課のメンバーが、デスクワークで肩が凝る、腰が痛いという場合に、この椅子で自分に合わせて調整すると良いよ、といったマニュアルを作ってくれたんです。

それはすごくいいですね、ぜひ教えてほしいです。新庁舎に移転して、皆さんそれぞれ工夫していることがあると思うので、今後はそうしたことも共有したいですね。

区民の方が迷うことなく
おもてなしが向上している

新たな試みとして上層階では共用カウンターを採用し、フロア案内人が職員を呼んで接客するという運用にしています。区民の方が迷うことなく、おもてなしが向上していると思いますし、職員は窓口対応以外の時間は自分の仕事に集中できるようになったことも大きな変化です。

手続きに来られた方が1階でさまざまな情報を得ることで、頼れる場所があるんだと気づいていただけるなど、区として大切な情報を発信できているのもいいですね。

キッズコーナーは、子ども総合窓口利用以外で区役所に来庁された方もよく使われていると思います。お母さん同士の口コミでも「あそこはいいよ」と伝わっているみたいです。

見えない壁を取り払う
場の力を感じる

新庁舎になって、風通しはますます良くなりましたね。以前は隣の係にはなんとなく話しかけづらいところもありましたが、フリーアドレスの効果なのか隣との境目もないですし、話しやすくなった印象はあります。

上司のところへ行ってすぐに確認を取りやすいし、隣の課がどういう問い合わせを受けているかなど、状況が聞こえてきますね。案内をこう変えたら問い合わせが減るんじゃないかなど、業務連携しやすくなり課題解決にもつながっています。

他の階へ行くことの心理的な抵抗感も下がりましたから、吹き抜けと中階段の効果も大きいですね。

フリーアドレスになって自席以外でも仕事ができますから、とにかくフットワークは軽くなりましたね。別フロアの部門から呼ばれても、パソコンを持ってすぐに出向き、その場で作業しながら返答もできるようになりました。

作業と言えば、以前は議会対応でメモをして帰ってから文章を起こすという作業をしていましたが、生成AIでの議事録作成に変わり、それもなくなりました。議会中にチャットでリアルタイムに連絡が取り合えることも大きいです。

昔は、資料を取りに一度執務室までダッシュして帰ってきたら終わっていた、なんてこともありましたよね（笑）

今回、新庁舎のプロジェクトに携わった一人ひとりの成長もすごく実感しました。こうした人財が、区としても大きな財産になると思います。これから中野区の職員になりたいという方にもお伝えしたいのですが、ここではフラットな空間で執務できますし、積極的な提案を実現できる環境もあります。ぜひ大いなる希望を持って入ってきていただきたいと思います。