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【ワークブース活用事例】茅ヶ崎市様

2023.8. 7

新型コロナウイルス感染症拡大を契機に、非対面型の会議手法としてWEB会議の需要が高まるなか、防音性がありネットワーク環境が整った個室環境が少ないという課題があることから、専用のワークブース「TELECUBE by OKAMURA」を導入し、WEB会議の一層の推進を図ることとした。

WEB会議推進に向けた取り組み

ワークブース整備だけでなく、ICTの環境整備や運用面でもさまざまな工夫を取り入れた茅ヶ崎市様。
効果測定を実施し、利用状況の把握や改善点を抽出しより良い環境整備に繋げています。今回は整備に取り組まれた企画政策部行政改革推進課行政改革推進担当所歩様、早坂実穂様にお話を伺いました。

導入の効果

WEB会議やオンライン研修が急速に増加し、大きな会議室を少人数で占有する機会が多く、慢性的な会議室の不足が続いていました。会議については複数名で参加する場合が多く、ワークブースは4人用仕様の採用に至りました。

また、これまでは会議室不足により、オープンスペースでのWEB会議、自席でイヤホンなどを使用したオンライン研修などが多く見受けられました。周囲の視線や音などで集中できず、発言がしにくい状況も多かったようです。今回のワークブースの整備により、周囲の音や自身の声漏れを気にすることが無くなり、研修や会議に集中できるようになりました。

職員の声

使いやすく、今後も使用していこうと思います。
ワークブース内が暑くなる（ワークブース外は快適な室温）
現時点でも暑いため、夏が不安。
室内温度の設定はできますでしょうか。
使いやすく、快適に打ち合わせができました。
ぜひ、継続的に使えるようにしてほしいです。

トピック、運用面での取り組み

事前準備の簡略化

これまでWEB会議を実施する場合、

会議室予約
WEB会議専用端末予約

の2つの事前準備が必要でした。今回の整備に合わせ、施錠管理できるワークブース内にWEB会議用専用端末を設置、利用者は庁内の予約システムでワークブースを予約するだけでWEB会議ができるようになり、事前準備が簡略化できることで、負担軽減と業務の効率化に繋がっています。

また、利用マニュアル（PCの起動方法・WEB会議のログイン方法・周辺機器の利用方法・効果測定の回答・終了時チェック項目など）を掲示することで、WEB会議に不慣れな利用者をサポートし、活用を推進しています。

セキュリティー管理

本庁舎に設置した４人用４台のワークブースは、当初各フロアへの分散配置も検討しましたが、運用や管理の点で各部署の負担となる為、一カ所に集約配置としました。また、専用端末を常時設置している為、施錠は必須であり、鍵の貸し出しは、庁内の鍵管理システムを活用することで、セキュリティーを担保しています。

ICT環境の整備

ブース内に設置するモニターや180℃広角カメラについても併せて整備(別発注）。これまでPCのカメラで撮影した場合、画面を覗き込む必要があったが、広角カメラにより、ブース内全体を映し出すことができるようになりました。

本庁舎：ワークブース設置階に無線LAN
保健所：ポケットWi-Fiを利用

効果測定の実施（案1）

茅ヶ崎市では、ワークブース利用時に効果測定のアンケートを実施しています。設置フロアに偏る
ことなく、幅広い部署の職員の利用を把握しています。「集中できる・楽にできる・使い易い」などの項目においても評価されており、概ね満足度も高く、運用面を含めたルールづくりとフルクローズ型ワークブースの有用性を感じています。職員が利用しやすく、効率的に業務を遂行できる場として活用していくことを期待しています。

本来の目的を果たすために

WEB参加ではなく、リアルで参加した場合の開催場所の約7割は「県外」との結果になっています。

改めてWEB参加のメリット(移動時間や交通費の削減）を感じると共に、本来の会議や研修などの目的を確実に果たすという意味では、WEB会議に集中できる環境の整備も大きなポイントになると考えています。ワークブースだけでなく、ICT環境やAV機器、また運用面でのサポートを継続し、WEB会議の推進に繋げていきたいと考えています。